Punts a tenir en compte:
¿Que dades son susceptibles de ser registrades i protegides?
un simple email , es una dada de caràcter personal i que cal registrar i protegir. Un excel amb una llista de nom de persones tambè ho és. Ja siga persones físiques o jurídiques.
¿Que cal fer per a regularitzar les bases de dades o llistes que tinga?
En aquest cas hi ha dos possibilitats:
1- Que hi haja una relació contractual (algun document signat) que establisca una relació amb eixe contacte, i un document que ho acredite.
Per exemple: Proveïdors (una factura), clients(han comprat alguna cosa), Conveni amb alguna entitat.
Aquestes persones poden rebre informació però només relacionada amb el
que s’han afegit. Per exemple: els proveïdors podran rebre mails de tot
allò amb relació amb el contacte amb proveïdors i clients, facturació,
etc…,
En aquest cas el que cal fer es enviar un correu electrònic semblant a aquest:
Us
informem que formeu part de la llista “nom de la llista”, i la
finalitat es “xxxxxxxxxxxxxx”. En cas de voler deixar de formar part de
la llista cal enviar un mail a “mail de la llista o el mail de la
persona que s’encarregue” i en assumpte ficar “Baixa”.
2- Que no hi haja una relació contractual i tinga les dades de altres fonts (Internet, algú te les passa)
En aquest cas el que cal fer es enviar un correu electrònic a les
adreces, informant que vols afegir les dades que tingues i un text
paregut a aquest:
Us informem que ens agradaria que formareu part de la llista “nom de la llista”, i la finalitat es “xxxxxxxxxxxxxx”.
En cas de voler formar part de la llista feu click ací (link que fa que s´active,) .
Després de fer açò, (comunicar a les persones que formen part de la llista). Cal registrar cadascuna de les bases de dades en la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos). Per a això ja parlem amb el departament d’informàtica de la fundació. Es fa per Internet però avanç d’omplir el formulari de registre d’una base de dades es necessari:
- Saber quina es la finalitat de la llista.
- En cada correu que s’envie cal avisar de com es pot donar de baixa de la llista (això ho podem ficar automàticament si es una llista de listserv)
Nota: Aquesta noticia es orientativa sobre LOPD i llistes de distribució de la UV (listserv) però per a crear les llistes es convenient que parleu amb el departament d’informàtica de la FGUV per a regularitzar estes llistes.